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Gestão Estratégica

Padronização de Processos: o caminho para a qualidade

18 nov 2020 • por Impulso Consultoria • 0 Comentários

A qualidade dos produtos e serviços vendidos é uma preocupação constante para a maioria das dos empreendedores. Isso porque é ela que garante a boa reputação das empresas e possibilita a continuidade da relação comercial com os clientes.

No entanto, para muitas empresas, especialmente para as pequenas e médias, manter a qualidade em todas as áreas é um desafio, visto que muitas vezes existem poucos funcionários, o que inviabiliza que haja um único responsável por cada área/atividade, o que faz com que uma mesma atividade seja realizada por pessoas diferentes e, por isso, quase sempre de maneiras diferentes.

Realizar as atividades, cada hora de um jeito, faz com que seja impossível estabelecer um padrão de qualidade que seja reconhecido pelo cliente como sendo uma característica da empresa, e isso acaba fazendo com que os clientes estejam abertos a contratar novos prestadores de serviços ou comprar um produto de outra empresa, afinal, se não há garantias sobre como ou quando será atendido, não faz sentido se manter fiel a uma única empresa.

De acordo com o professor Vicente Falconi, “todo negócio é um conjunto de processos”. E, se é o conjunto dos processos que caracteriza um negócio, faz sentido também afirmar que apenas um conjunto de bons processos é o que faz um negócio ser, de fato, bom!

Para resolver o problema da falta de padronização na realização de uma determinada atividade, e com isso dar qualidade a todos os processos da empresa, é necessário que sejam estabelecidos critérios específicos para realizar cada atividade, fazendo com que independentemente de quem ou quantas vezes uma atividade seja realizada, tudo ocorrerá sempre da mesma forma.

Se você tem dúvidas se sua empresa tem processos eficientes ou não, basta verificar se alguma das afirmações abaixo faz sentido para o seu negócio.

  • Você não vê valor em algumas atividades que são realizadas.
  • Você e seu time ficam inseguros em executar alguma atividade que é parte da rotina da empresa.
  • Você tem dificuldades em enxergar custos de cada atividade.
  • É difícil medir o progresso do seu negócio e do seu time.
  • É difícil implantar mudanças relevantes devido à falta de conhecimento sobre os riscos existentes na operação.
  • Você percebe que quem tem conhecimento sobre determinado assunto é uma pessoa específica, e que a ausência dela pode gerar problemas para a empresa.

Se você percebeu que a sua empresa está sofrendo com a falta de padronização, e que isso pode tornar o seu negócio menos competitivo, é hora de mudar. E, para isso, fizemos um checklist de ações que precisam ser realizadas para que você passe a ter processos padronizados – e melhores.

1. Entenda como cada processo é realizado hoje em sua empresa.

  • O que é feito? (o processo em si)
  • Quem realiza? (áreas envolvidas na execução)
  • Onde esse processo ocorre? (em qual espaço físico ou virtual)
  • Quando deve ser realizado? (momento de execução, prazos e afins)
  • Por que ele é feito? (qual a razão deste processo existir)
  • Como é realizado? (o passo-a-passo da execução)

Depois de analisar como um determinado processo é realizado, é hora de avaliar se a forma como ele se é executado hoje é eficiente, ou se há algo que pode ser melhorado. Assim que identificar as melhorias necessárias, reescreva o processo considerando tais melhorias.

2. Defina quais resultados cada processo precisa gerar.

Aqui entra aquele velho, mas sempre atual, mantra “o que não é medido não é gerido”. Então, cada processo deve ter uma meta numérica associada a ele, onde seja possível avaliar prazos, quantidades e valores. São os números que nos mostrarão se estamos com uma performance igual, acima ou abaixo do esperado para cada atividade.

3. Automação para maximizar a performance.

É importante avaliar como estão sendo utilizados os recursos tecnológicos da sua empresa e se eles estão contribuindo para que você tenha uma operação mais segura e rápida. Não é incomum encontrarmos empresas que tem processos lentos ou pouco confiáveis, mesmo tendo sistemas de gestão implantados. Se mal utilizados, os sistemas de gestão passam a ser mais um problema.

4. Treine sua equipe

Não importa se sua equipe é pequena ou grande, todos precisam ser treinados para realizar as atividades que são de sua responsabilidade, além de conhecerem como funcionam os processos das outras áreas. Isso contribui para que todos entendam perfeita e corretamente como a empresa funciona.

Viu só! Organizar e padronizar os processos não é tão complicado quanto parece! E, para ajudar empreendedores a mapearem seus processos e definirem um novo padrão, mais eficiente e de mais qualidade, disponibilizamos AQUI a nossa planilha de “Mapeamento e Definição de Processos”.

No arquivo você encontrará 2 planilhas:

1. Matriz de Análise: será a sua base para fazer a avaliação inicial de como os seus processos funcionam hoje. Recomendamos fortemente que você faça a análise junto com o seu time (se você tiver um!)

2. Padronização: nela você deverá estabelecer como o processo deve ser realizado daqui em diante, considerando todas as melhorias que precisam ser realizadas. E essa planilha que você utilizará para divulgar ao seu time todos os detalhes de cada processo da empresa.

Recomendamos que você crie arquivos com datas, de forma que, cada vez que você precisar revisar algum processo, você consiga facilmente encontrar a última versão e trabalhar com nela.

Esperamos que nosso artigo te ajude a ter melhores processos e, assim, ter resultados incríveis!

*Este texto foi escrito pela equipe da Impulso ConsultoriaFique à vontade para compartilhá-lo, não se esquecendo de incluir os créditos ao autor.

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Nossa dica de hoje é especial para todos aqueles que colocam o coração em tudo que fazem! 😍

Se intensidade é o seu segundo nome, você vai AMAR ouvir a entrevista incrível realizada pela equipe do @podcastatitudeempreendedora com Paulo Correa, CEO da C&A 👚👖👗

Gravado no início da pandemia, Paulo fala sobre como o trabalho remoto promoveu um aumento significativo da colaboração entre as pessoas, sobre a humanização das empresas e sobre quais são os fatores decisivos para contratar um profissional para seu time.

Paulo é um daqueles líderes intensos, que coloca o coração nas relações, que ouve atentamente e que sabe que, quanto mais os líderes se conhecem mais são capazes de influenciar e conduzir as pessoas a sua volta.

Se você, assim como nós, está sempre buscando ser um gestor ou gestora melhor, com certeza vai curtir essa dica! 🤩😉
Você já parou para pensar sobre quando é a hora de mudar de ideia sobre algo? 🤔💭

Se você tem uma ideia e vem trabalhando duramente nela, mas não tem conseguido atingir os resultados que deseja ou precisa, talvez seja interessante avaliar se não é hora de abandonar o plano inicial e mudar os rumos ⬆️↗️

É sempre frustrante abandonar um projeto que parecia incrível. A sensação de que está fazendo as coisas erradas ou de não saber como atingir os resultados com certeza causam muito desanimo e frustração 😔

Mas é justamente nessa hora – do desanimo e frustração - que você precisa se lembrar que o caminho do empreendedorismo não é linear e que há inúmeras possibilidades a serem aproveitadas, que você só irá descobrir na hora que tirar o foco do problema e começar a focar em buscar novas soluções 💡

Se você tiver um olhar atento [a gente te ajuda com isso, tá?!] você poderá mudar completamente seu produto/serviço, estratégia comercial, metas financeiras, forma de gerir a equipe, e tudo o mais que achar necessário para ser um sucesso! 🤩

Conta pra gente: tem algum projeto aí que merece ser repensado, reformulado ou abandonado?
É super comum as pessoas acharem que a área financeira é a área mais importante da empresa, porque é a que controla o dinheiro. Mas isso não passa de um enorme MITO! 👎🏾

A área financeira é uma área de suporte, que ajuda a empresa a entender se as estratégias comercial e operacional são financeiramente viáveis e rentáveis, que faz as transações financeiras [pagar e receber] e que controla e analisa os números para garantir que tudo está saindo conforme planejado 🔎📈📊

Não existe, em uma empresa, uma área mais importante que as outras. Todas as áreas são importantes!

É fundamental que todas trabalhem juntas, dando informações e suporte umas às outras, para que todas possam oferecer as melhores soluções para os clientes. Afinal, o sucesso é construído em conjunto! 🤝🏆
Todos os dias surgem milhares de ideias. Algumas incríveis, outras bem simples 💡

Muitas ideias incríveis morrem logo após surgirem. Algumas ideias simples tornam-se um sucesso.

O que faz uma ideia ser um sucesso não tem a ver com ser incrível, inédita ou revolucionária. O que faz uma ideia ser um sucesso é a forma como ela é EXECUTADA 💪🏽⚒️

Depois de ter uma ideia, que é O QUE você quer fazer, você precisa investir tempo em estudar e planejar a forma COMO você vai fazer essa ideia funcionar. E, depois disso, trabalhar duramente [e sem pressa] para executar cada passo do seu plano com excelência.

Parece simples. Mas sabemos que não é! 😥

Para executar um plano com excelência é preciso ser apaixonado pelo problema a ser resolvido, e não pela ideia em si.

Então, preocupe-se mais em EXECUTAR COM EXCELÊNCIA do que em ter ideias mirabolantes. Afinal, como sabiamente disse o Andy, “Ideias são fáceis. Execução é tudo.” 🚀👊🏼
Você já parou para pensar sobre...

❓Quem precisa do serviço/produto que você vende?
❓Por que esse potencial cliente precisa desse produto/serviço?
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Analisar essas questões permite que você avalie se:
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Se você costuma avaliar essas questões, então, com certeza está na liderança! 🥇

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