Padronização de Processos: o caminho para a qualidade | A qualidade dos produtos e serviços vendidos é uma preocupação constante para a maioria das dos empreendedores. Isso porque é ela que garante a boa reputação das empresas e possibilita a continuidade da relação comercial com os clientes.

No entanto, para muitas empresas, especialmente para as pequenas e médias, manter a qualidade em todas as áreas é um desafio, visto que muitas vezes existem poucos funcionários, o que inviabiliza que haja um único responsável por cada área/atividade, o que faz com que uma mesma atividade seja realizada por pessoas diferentes e, por isso, quase sempre de maneiras diferentes.

Realizar as atividades, cada hora de um jeito, faz com que seja impossível estabelecer um padrão de qualidade que seja reconhecido pelo cliente como sendo uma característica da empresa, e isso acaba fazendo com que os clientes estejam abertos a contratar novos prestadores de serviços ou comprar um produto de outra empresa, afinal, se não há garantias sobre como ou quando será atendido, não faz sentido se manter fiel a uma única empresa.

De acordo com o professor Vicente Falconi, “todo negócio é um conjunto de processos”. E, se é o conjunto dos processos que caracteriza um negócio, faz sentido também afirmar que apenas um conjunto de bons processos é o que faz um negócio ser, de fato, bom!

Para resolver o problema da falta de padronização na realização de uma determinada atividade, e com isso dar qualidade a todos os processos da empresa, é necessário que sejam estabelecidos critérios específicos para realizar cada atividade, fazendo com que independentemente de quem ou quantas vezes uma atividade seja realizada, tudo ocorrerá sempre da mesma forma.

Se você tem dúvidas se sua empresa tem processos eficientes ou não, basta verificar se alguma das afirmações abaixo faz sentido para o seu negócio.

• Você não vê valor em algumas atividades que são realizadas.
• Você e seu time ficam inseguros em executar alguma atividade que é parte da rotina da empresa.
• Você tem dificuldades em enxergar custos de cada atividade.
• É difícil medir o progresso do seu negócio e do seu time.
• É difícil implantar mudanças relevantes devido à falta de conhecimento sobre os riscos existentes na operação.
• Você percebe que quem tem conhecimento sobre determinado assunto é uma pessoa específica, e que a ausência dela pode gerar problemas para a empresa.

Se você percebeu que a sua empresa está sofrendo com a falta de padronização, e que isso pode tornar o seu negócio menos competitivo, é hora de mudar. E, para isso, fizemos um checklist de ações que precisam ser realizadas para que você passe a ter processos padronizados – e melhores.

1. Entenda como cada processo é realizado hoje em sua empresa.

• O que é feito? (o processo em si)
• Quem realiza? (áreas envolvidas na execução)
• Onde esse processo ocorre? (em qual espaço físico ou virtual)
• Quando deve ser realizado? (momento de execução, prazos e afins)
• Por que ele é feito? (qual a razão deste processo existir)
• Como é realizado? (o passo-a-passo da execução)

Depois de analisar como um determinado processo é realizado, é hora de avaliar se a forma como ele se é executado hoje é eficiente, ou se há algo que pode ser melhorado. Assim que identificar as melhorias necessárias, reescreva o processo considerando tais melhorias.

2. Defina quais resultados cada processo precisa gerar.

Aqui entra aquele velho, mas sempre atual, mantra “o que não é medido não é gerido”. Então, cada processo deve ter uma meta numérica associada a ele, onde seja possível avaliar prazos, quantidades e valores. São os números que nos mostrarão se estamos com uma performance igual, acima ou abaixo do esperado para cada atividade.

3. Automação para maximizar a performance.

É importante avaliar como estão sendo utilizados os recursos tecnológicos da sua empresa e se eles estão contribuindo para que você tenha uma operação mais segura e rápida. Não é incomum encontrarmos empresas que tem processos lentos ou pouco confiáveis, mesmo tendo sistemas de gestão implantados. Se mal utilizados, os sistemas de gestão passam a ser mais um problema.

4. Treine sua equipe

Não importa se sua equipe é pequena ou grande, todos precisam ser treinados para realizar as atividades que são de sua responsabilidade, além de conhecerem como funcionam os processos das outras áreas. Isso contribui para que todos entendam perfeita e corretamente como a empresa funciona.

Viu só! Organizar e padronizar os processos não é tão complicado quanto parece! E, para ajudar empreendedores a mapearem seus processos e definirem um novo padrão, mais eficiente e de mais qualidade, disponibilizamos AQUI a nossa planilha de “Mapeamento e Definição de Processos”.

No arquivo você encontrará 2 planilhas:

1. Matriz de Análise: será a sua base para fazer a avaliação inicial de como os seus processos funcionam hoje. Recomendamos fortemente que você faça a análise junto com o seu time (se você tiver um!)

2. Padronização: nela você deverá estabelecer como o processo deve ser realizado daqui em diante, considerando todas as melhorias que precisam ser realizadas. E essa planilha que você utilizará para divulgar ao seu time todos os detalhes de cada processo da empresa.

Recomendamos que você crie arquivos com datas, de forma que, cada vez que você precisar revisar algum processo, você consiga facilmente encontrar a última versão e trabalhar com nela.

Esperamos que nosso artigo te ajude a ter melhores processos e, assim, ter resultados incríveis!

*Este texto foi escrito pela equipe da Impulso Consultoria. Fique à vontade para compartilhá-lo, não se esquecendo de incluir os créditos ao autor.