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Impulsionando Negócios

Gestão de Despesas

25 ago 2020 • por Impulso Consultoria • 0 Comentários

O que considerar para fazer uma gestão eficiente das despesas empresariais

Em nosso artigo, “Para onde vai o dinheiro da sua empresa”, explicamos detalhadamente os conceitos de despesas, custos e investimentos, e nos artigos seguintes, exploramos as diferentes classificações relacionadas aos custos empresariais (confira os artigos aqui e aqui). E para fechar o tema, no artigo de hoje, vamos explorar um pouco mais o conceito de despesas, bem como algumas recomendações sobre como geri-las de forma eficiente.

Despesas são todos os gastos realizados com o intuito de fazer a empresa funcionar e que não estão envolvidos diretamente no processo de fabricação ou prestação de serviços. Usualmente, as despesas são compostas por gastos como: salários de equipes administrativas, materiais de escritório, produtos de limpeza e similares. Ou seja, são importantes para a empresa funcionar, mas não geram benefícios futuros, como os investimentos, e nem são aplicados diretamente na produção dos bens e serviços que serão vendidos, como os custos.

Por serem gastos importantes mas não ligados diretamente ao processo de produção e/ou prestação de serviços, é bastante comum que as empresas as analisem e controlem de forma menos crítica e, portanto, as despesas acabam sendo onde encontramos o maior número de oportunidades de economias e, consequentemente, de incremento do resultado da empresa.

Dentro das contas de despesas, geralmente, encontramos ineficiências relacionadas a:

  • Retrabalhos
  • Desperdícios de Materiais
  • Distorções nos Preços de Compra

As ineficiências relacionadas ao retrabalho estão associadas à existência de processos ineficientes, onde as equipes têm que fazer várias atividades muito similares, ou inserir as mesmas informações em vários sistemas e planilhas, ou mesmo fazer atividades operacionais e repetitivas que não geram valor ao processo ou à empresa. Todas essas anomalias nos processos fazem com que as empresas gastem mais tempo do que o necessário para executar as atividades e, portanto, demandem um maior número de pessoas em sua operação, fazendo assim com que todas as despesas associadas ao funcionário sejam aumentadas, tais como despesas com materiais de escritório, higiene, alimentação, transporte, benefícios, uniformes etc. Para reduzir as despesas associadas ao retrabalho, é recomendado que as empresas façam uma análise profunda e detalhada de seus processos, com o objetivo de entender quais etapas do processo podem ser automatizadas e quais podem ser revisadas para tornarem-se mais ágeis e eficientes. Desta forma, não só a empresa ganha em produtividade, mas também ganha em redução de custos.

Já quando tratamos das despesas relacionadas ao desperdício de materiais, é necessário observar dois aspectos fundamentais:

1. Riscos de Mal Uso dos Produtos e Materiais: ocorre quando as pessoas envolvidas na utilização dos produtos e materiais não estão plenamente cientes sobre como utilizar os recursos disponibilizados pela empresa, aplicando os mesmos de forma e em quantidades equivocadas, usando produtos desnecessariamente, e com isso gerando gastos com despesas que a empresa não precisaria ter.

2. Obsolescência de Produtos e Materiais: ocorre quando a empresa não tem uma política de compra de materiais e controle de estoque rigorosos, e acabam por comprar mais itens do que o necessário para o consumo, gerando o risco dos produtos e materiais vencerem e/ou perderem sua eficácia antes de serem requisitados para o uso.

Já o terceiro ponto de atenção está relacionado com as distorções do preço de compra, que são causadas geralmente pela falta avaliação de fornecedores e de realização de cotações. Como muitas vezes as despesas são compostas por muitos itens de baixo e médio valores, é comum que, especialmente as pequenas empresas, elejam seus fornecedores fiéis e comprem sempre deles, sem realizar cotações para verificar se é possível adquirir tais itens de outros fornecedores por preços mais baixos. De fato, é importante que as empresas mantenham relacionamentos longos com seus fornecedores, mas é recomendado ter sempre em mente que as relações de fornecimento precisam, via de regra, considerar a qualidade do atendimento e o preço, sendo que a combinação de ambos deve contribuir para que a empresa compradora possa desenvolver suas atividades eficientemente, o que não ocorre se a empresa passa a ter despesas desnecessárias decorrentes da aquisição de itens por preços acima do necessário.

Para gerir melhor as despesas da sua empresa, sugerimos que sejam avaliados os aspectos acima mencionados, utilizando para isso critérios quantitativos, ou seja, mensurar utilizando números (valores, quantidades e/ou prazos) para entender se o que a empresa vem realizando é compatível ou não com o plano de negócios da empresa. Desta forma, você garante que as despesas da sua empresa estão sendo utilizadas para gerar resultados para seus negócios, e não atrapalhando a sua trajetória rumo ao sucesso.

*Este texto foi escrito pela equipe da Impulso Consult. Fique à vontade para compartilhá-lo, não se esquecendo de incluir os créditos ao autor.

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